現在勤めている会社は社員数10名～12名の中小企業、業種から考えてシステム開発はまだまだです。年齢層は高め、システム導入に対し賛同を得にくいのですが、少し前から社内会議室予約のために利用開始して社員の皆さんからも好評なWebサービス「りざぶ郎」のレポートです。
りざぶ郎とは
「りざぶ郎」は、施設予約・備品予約や、スケジュール管理などに使えるWeb対応サービスです。
ルミックス・インターナショナルが開発したサービス
導入を決めたポイント
無料
初期費用・ランニングコストが一切かかりません。
情報共有のためにはグループウェアが便利ですが、コストがかかります。小規模事業の場合、エクセルを共有ファイルで管理すればコストはかかりませんので、「そのままで」となってしまうことが多いです。ですが、実際の使用者にとっては効率性・利便性は非常に悪いといえます。管理者が予約表を作成し定期的に更新しなければならない、予約者がエクセルを使用後閉めないで外出したときに他の予約者にとって不便、など。
また、この「りざぶ郎」の利用前は、違うWeb予約サービスを利用していましたが、無料期間が終了し同じサービスが有償に変更となりました。使い慣れていた社員さんからは継続の希望もありましたが「同じサービスにコストをかける」ということに対して承認を出せませんでした。それで、「前のスタイルに戻ってエクセル管理」案が浮上したのですが、上記の通り不満があがりました。そこで調べてみたところ、同じサービスを無料で利用できる「りざぶ郎」を知ることができました。
ユーザー登録不要
さっそく「予約システム」を試してみました。あっという間に登録ができました。
会社の賛同を得て、とても簡単な利用方法を周知すればスタートです。
操作が簡単
日付を選んで、マウスでドラック（スマホなどなら指でなぞる）し、用途など（会社ルールがあればそれに従い）入力するだけです。
新入社員さんには、簡単に操作方法を作っておいてメールで案内しています。質問を受けたことがありません。年齢が比較的高い社員さんも問題なく利用しています。
一目でわかる予約状況
誰がみても分かりやすい表です。予約者も閲覧者もどの会議室が空室か一目でわかります。
クラウドなので、ネットがつながればどこからでも予約可能
特に、営業マンにとって便利です。外出先で、社内の会議室が必要だと分かった時点でスマホで予約。会社に帰ってきてからでは、作業が増えるし、そもそも予約したい会議室が埋まってしまうかもしれないですもんね。
ここがよかった
予約者が「ラク」
この部分は、継続してこのサービスを利用するかどうかの最も大きなポイントになるかと思います。せっかく管理者が良いと思って導入したシステムでも利用している社員さんにとって「不便」なら利用継続を中止せざるを得ません。無料の場合だと形骸化して終了ということもあります。「りざぶ郎」は、今までの社員さんからも新しい社員さんにも大変便利で使いやすいと大好評でした。
管理者が「ラク」
一方で、予約者にとって簡単便利でも管理が大変だとやっぱり長くは利用できません。「りざぶ郎」は、トラブルもなく管理も非常にラクです。
まとめ
大きな組織では、グループウェアが圧倒的に便利ですから特に気にすることではないかもしれません。ところが、大きな組織から離れて設立したばかりの会社、中小規模の会社でIT分野を得意としていない業種では、システムを一つ導入するのも大変なことです。
今回は、会議室予約の点からレポートでしたが、社用車や施設の予約全般に該当すると思います。また、社員さんのスケジュール管理もできます。「予約台帳」（「空き状況」の公開が目的、「予約登録」は管理者のみ）の機能もあります。
この状況下で、自宅勤務が続く場合は「スケジュール管理」も活用したいと考えています。
本当に便利で、導入してよかったWebサービスです。
